Organisatsioonisisene mentorprogramm on võimas vahend, et arendada organisatsiooni juhtimiskultuuri, pakkuda juhtidele uusi tööriistu, toetada muutusi, arendada organisatsioonisiseseid võrgustikke ja anda hoogu järelkasvule. Läbimõeldud ja hästi planeeritud programm on õnnestumise võti.

Järgnevad sammud aitavad teil oma organisatsiooni jaoks luua eduka mentorprogrammi.

 

SAMM 1. Miks? / Sõnasta programmi eesmärk ja seos missiooniga

Määratlege programmi eesmärk ning seos organisatsiooni laiemate eesmärkidega ja missiooniga – mida aitab mentorlus organisatsioonil saavutada. Kas soovite edendada juhtimisoskusi või toetada järelkasvu? Selge eesmärk loob vundamendi programmile luues laiema aluse kõikidele programmi kuuluvatele tegevustele ning aitab kõikidel sidusrühmadel ning osalejatel näha selle väärtust. See esimene samm on kõige tähtsam kogu protsessis, mis aitab tagada programmi tõhususe ja vastamise organisatsiooni ootustele.

 

SAMM 2. Kuidas mõõta? / Määratle mõõdikud, mis näitavad programmi edu

Selgelt sõnastatud programmi eesmärk aitab määratleda vajalikud mõõdikud. Selgelt sõnastatud mõõdikud võimaldavad hinnata programmi tulemusi ja mõju. Olenemata missuguse mõõdiku valite, veenduge, et see oleks selgelt esitatud ja et teil oleks plaan nende andmete kogumiseks ja hindamiseks. Kui näiteks soovite juhtimisoskusi arendada, võite seda mõõta juhtimisindeksi muutuse jälgimise abil.

 

SAMM 3. Tippjuhtkonna toetus / Kutsu tippjuhtkond programmi toetama

Meie kogemusel on üheks eduka programmi võtmeteguriks organisatsiooni tippjuhtkonna toetus. Soovitame tippjuhtkond kaasata juba programmi planeerimise etapis, et nad tunneksid ennast varakult teemasse kaasatuna ja saaksid anda omapoolsed mõtted programmi elluviimisesse. Tugeva eeskujuga juhtkond innustab ka teisi kaasa lööma. Paljudel tippjuhtidel on endal olnud mentor, mis aitab samuti teema vajalikkust mõista. Ideaalis võiks pilootprojekti alustada tippjuhkonna mentoriteks koolitamisega, luues hea eeskuju tervele organisatsioonile ja julgustab teisi juhte kaasa lööma.

Veenduge, et juhtkond mõistab, et mentorprogrammi läbiviimine on vaid esimene samm mentorluskultuuri loomisel organisatsioonis. Ärge kohkuge, kui juhtide esmane reaktsioon ei olegi ülemäära toetav vaid tulge meelekindlalt teema juurde mõne aja pärast tagasi.

 

SAMM 4. Kaasake kõik sidusrühmad / Koonda ühise eesmärgi nimel kõik sidusrühmad

See samm võib olla pingutustnõudev eelkõige suuremate organisatsioonide jaoks, kuid see on võtmetähtsusega, kui programm on avatud tervele organisatsioonile. Koostöö erinevate osakondade, näiteks kommunikatsiooni ja turundusega aitab muuta programm nähtavaks terves organisatsioonis. Esmakordsel programmi ettevalmistamisel on tõhus lahendus välise professionaalse abi kasutamine, et mitte üksi „jalgratast leiutada“. Katsuge erinevate osakondade inimesed saada juba enne programmi „ühele lehele“, mis toetab programmi õnnestumist See tekitab neis omanikutunde ja seotuse programmiga.

 

SAMM 5. Osalejate kokkusobitamine / Loo süsteem koostööpaaride moodiustamiseks

Hea mentorlussuhte loomine eeldab läbimõeldud osalejate kokkusobitamist. Töötage välja selged kriteeriumid, kuidas seda teha, sest seeläbi määrate kahe osaleja vahelise mentorlussuhte õnnestumise või ebaõnnestumise. Kokkusobitamist saab teha isiksusetestide toel või kasutades väliste (vastava kogemusega), ekspertide tuge ja abi, või mõnes üldistes põhimõtetes kokku leppides. Kas te soovite anda menteedele mentori osas valikuvõimaluse või moodustate ise koostööpaarid? Oluline on see, et kriteeriumid on kokku lepitud ja te oskaksite neid vajadusel põhjendada osalejate, kui neil tekib küsimusi. Hea rahvusvaheline tava on, et vahetu juht ei ole mentoriks oma otsesele alluvale, sest ta on töötaja vahetu hindaja.

 

SAMM 6. Vajalikud ressursid / Tagage programmiks vajalikud ressursid

Veenduge enne programmi käivitamist, et teil on olemas kõik vajalikud ressursid, et programm edukalt läbi viia. See eeldab nii vajalikku personali, eelarvet kui ka asjakohase tehnoloogia olemasolu. Võtmeteemaks on programmi koordinaatori olemasolu, keda võib toetada väike programmi meeskond. Eelarvet vajate nii välise partneri kaasamiseks kui programmieelseteks turundustegevusteks. Tehnoloogia mõttes saab väiksemaid programme ehk lihtsamalt läbi viia, kuid üldjoontes on vajalik keskkond, kus kõiki programmi tegevusi hallata. See omakorda kergendab olulisel määra koordinaatori tööd ja ajakulu, hoiab kogu programmiinfo ühes kohas ja kergesti kättesaadavana ning aitab luua hea kogemuse igale osalejale.

 

SAMM 7. Parimad praktikad /  Õppige parimatest praktikatest

Mentorprogrammide parimate praktikatega tutvumine aitab vältida levinud vigu. Püüdke enne programmi potentsiaalseid riske maandada- kaasake näiteks mentorluse eksperte, kellel on suur ja mitmekülgne kogemus. Soovitan võtta selleks aeg, kuigi vahel on suur kiusatus ruttu-ruttu programmiga teele minna. Põhjalik ettevalmistus aitab tekitada usaldust programmi vastu erinevates sidusgruppides.

 

SAMM 8. „Kihutuskõne“ / Looge kaasahaarav kommunikatsioon, mis tutvustab programmi

Tutvustage programmi eesmärki ja väärtust innustavalt. See kõne peaks olema kaasakiskuv ja argumentidega rikastatud, isiklik usk teemasse süvendab mõjusust veelgi!

 

SAMM 9. Turundus / Turundage mentorprogrammi tõhusalt

Valige selleks õiged inimesed ja õiged sõnumid, enne kui programmi värbamist alustate. Saate selleks kasutada e-kirju, oma veebisaiti või sisevõrku, sotsiaalmeediat, programmi tutvustavat üritust, jne. Kõik algab oma sihtrühmade tundmisest ja teie kasutuses olevast aja- ja rahalisest ressursist.

 

SAMM 10. Käivitage programm! / Käivitage mentorprogramm ja kaasake osalejad

Ja nüüd oletegi valmis mentorprogrammiga alustama. Arvestage kommunikatsioonikanalitega, mida teie inimesed eelistavad. Saatke välja korduvaid ja mitmes kanalis avaldatud üleskutseid programmiga liitumiseks. Jagage täiendavat infot juhtide koosolekutel, planeerige atraktiivne avaüritus, lisaks isiklik kiri ettevõtte juhilt ja programmi koordinaatorilt. Jagage alguses piisavalt, aga mitte ülemäära palju ja detailset infot. Oluline, on aru saada, miks ja mis toimub ja kuidas huvilised endast märku saaksid anda.

 

Kokkuvõtteks

Tõhusa mentorprogrammi loomine nõuab hoolikat planeerimist ja läbiviimist, kuid see on väärt investeering. Kui need sammud on läbimõeldud, olete valmis viima ellu mentorprogrammi, mis toob kasu nii organisatsioonile kui ka igaühele, kes osaleb.

Esmakordsel läbiviimisel on tark võtta abiks ka välised professionaalid. Meil Fonteses on aastatepikkune kogemus koostööst erinevate organisatsioonidega ning pakume hea meelega oma teadmisi teie organisatsiooni ja programmi hüvanguks.

Kui soovite oma organisatsioonis mentorprogrammi käivitada, võtke ühendust Fontesega: tiiu.allikvee@fontes.ee

 

Autor: Tiiu Allikvee, mentorluse valdkonna juht